Comment créer un PDF accessible ?
Quand on parle d’accessibilité numérique, on pense souvent à
rendre accessibles nos sites internet, parfois nos publications sur les réseaux
sociaux. Mais on oublie trop souvent les documents PDF que l’on peut mettre à
disposition.
En savoir plus sur l’accessibilité numérique
Pourtant, il est essentiel d’y songer. Les PDF sont souvent de longs documents. Si on ne se préoccupe pas de leur accessibilité, on se retrouve souvent avec des documents imbuvables où il est difficile de trouver l’information cherchée.
Choisir son outil pour créer un PDF accessible
Première étape : on oublie les documents scannés ! Ils ne permettent aucune recherche dans le texte, ils ne permettent pas aux personnes qui utilisent un lecteur d’écran de le lire, ils ne permettent pas la navigation avec une table des matières dynamique ; et j’en passe !
Alors on se retrousse les manches et on crée son document sur un logiciel dédié.
Dans cet article, je vous donne les grandes lignes pour créer un document accessible sur le logiciel de traitement de texte Word (Office) et sur les outils InDesign (Adobe) et Canva.
Sur Word (Office)
Créer un document accessible sur Word, c’est assez facile.
Office a conçu une fonctionnalité qui permet de vérifier l’accessibilité de votre document en temps réel. Pour activer la fonctionnalité, allez dans l’onglet « Révision » puis cliquez sur « Vérifiez l’accessibilité ».
Au fur et à mesure de la rédaction des documents, Word vous indiquera les erreurs décelées en vous expliquant pourquoi corriger le problème et comment le faire.
Voici les bonnes pratiques essentielles pour concevoir un PDF accessible avec Word :
- Éviter les tableaux,
- Utiliser des titres et styles intégrés,
- Inclure le texte de remplacement pour tous les visuels,
- Utiliser des couleurs assez contrastées entre le texte et l’arrière-plan.
Une fois votre document conçu, il est temps de l’exporter au format PDF.
Cliquez sur « Fichiers » puis « Enregistrer sous ».
Lorsque la fenêtre d’enregistrement s’ouvre, sélectionnez le type « PDF (*.pdf) » et renseignez un titre de document et pas seulement un nom de fichier.
Sur InDesign (Adobe)
Passons maintenant à la création d’un PDF accessible sur InDesign (Adobe).
Si vous utilisez déjà InDesign, vous savez qu’il ne s’agit pas uniquement d’un outil de traitement de texte. Il permet de laisser parler plus facilement sa créativité ; mais en conséquence, il est moins aisé de le rendre accessible.
À noter : Pour créer un PDF accessible avec InDesign, il faut également avoir Adobe Acrobat Pro pour réaliser la totalité des étapes.
Vous trouverez ici les bonnes pratiques essentielles pour un document accessible.
Styles de paragraphe
Comme sur Word ou dans une page web, vous devez définir des styles de paragraphe sur l’ensemble de vos textes pour définir les niveaux de titre et les paragraphes. Pour ouvrir cette fenêtre, appuyer sur F11 ou allez dans « Fenêtre », « Styles » puis « Styles de paragraphe ». Pour créer des styles, appuyez sur le « + » encadré en bas de la fenêtre puis double-cliquer sur la ligne qui vient d’apparaître. Vous pouvez ici définir un nom de style, le style (police, taille, tabulations…) et surtout le balisage approprié dans la section « Exportation du balisage ». Dans « EPUB et HTML » comme dans « PDF », définissez la balise liée à votre style : p (paragraphe), h1 (titre 1), h2 (titre 2)… Une fois vos styles créés, vous pouvez les appliquer à votre texte.
Texte de remplacement des images
Comme d’habitude, pensez à mettre une balise alternative pour tous vos visuels.
Pour le renseigner, sélectionnez votre image puis allez dans « Objet », « Options d’exportation d’objet ». Dans l’onglet « PDF balisé », vous pourrez soit :
- Définir un texte de remplacement si votre image apporte de l’information utile à la compréhension de votre document,
- Appliquer une balise « Artefact » si votre image est simplement décorative.
Navigation interne
Comme je l’évoquais en début d’article, les documents PDF peuvent parfois être longs.
Pensez à utiliser une table des matières, des signets, des hyperliens ou des références croisées pour naviguer plus rapidement vers l’information souhaitée.
Titre du document
Pour définir le titre de votre document, cliquez sur « Fichiers » puis « Informations ».
Export de votre document
Lorsque vous exportez votre document, pensez à sélectionner de type « Adobe PDF (interactif) » et pas le « Adobe PDF (impression) ». Ensuite, pensez à cocher les options « Créer un PDF balisé » et « Respecter la structure de l’ordre des tabulations » avant d’exporter.
Paramétrages dans Adobe Acrobat Pro
Une fois votre fichier exporté, ouvrez-le dans Adobe Acrobat Pro.
Dans les propriétés du document, vous pourrez définir la langue de votre document ainsi que le titre du document.
Grâce à l’outil « Accessibilité », vous pourrez vérifier et modifier l’ordre de lecture de votre document. Dans le panneau « Accessibilité », sélectionnez « Ordre de lecture » puis « Afficher le panneau Ordre ».
Consulter le tutoriel complet pour un document InDesign accessible
Sur Canva
Canva, cet outil en ligne gratuit qui a su se faire sa place depuis plus de 10 ans maintenant.
Cet outil a réussi son ascension par sa facilité d’utilisation. Il y a donc moins de paramétrages possibles rendant sa mise en accessibilité plus difficile. Je ne conseille donc pas d’utiliser Canva pour concevoir des fichiers PDF accessibles.
Pourquoi ?
Canva vous propose d’ajouter des styles pour définir votre titre, sous-titre et corps de texte. Vous avez également la possibilité de définir un titre de document dans le menu « Fichier ». Cependant, une fois exporté, le titre n’est finalement pas un titre, mais le nom de votre fichier et tous vos styles de texte sont reconnus uniquement comme du corps de texte (paragraphe).
Les fonctionnalités disponibles en faveur de l’accessibilité
Vous avez tout de même la possibilité d’ajouter des balises alternatives à vos images. Sélectionnez sur votre image, cliquez sur les points de suspension « … », puis « Texte alternatif ». Deux possibilités s’offrent à vous :
- Décrivez votre image en 250 caractères maximum,
- Cochez la case « Marquer comme décoratif ».
Vous pouvez également créer des liens pour naviguer à l’intérieur de votre document. Lorsque vous ajoutez un lien sur du texte, vous pouvez saisir un lien externe, un autre document Canva ou un renvoi vers une des pages de votre document.
Pour définir l’ordre de lecture des blocs, cliquez sur un des éléments de votre document puis sélectionnez « Position ». Un panneau s’affiche sur la gauche de votre écran. Dans l’onglet calques, triez vos éléments de sorte que le premier élément qui doit être lu sur votre page se trouve le plus bas dans la liste des calques et le dernier le plus en haut. Répéter l’opération pour toutes les pages.
Dans le menu « Fichier », pensez à définir la langue.
Avant de passer à l'export de votre PDF, vous pouvez vérifier si vous n'avez rien oublié. Pour cela, cliquez sur "Fichier", "Paramètres" puis "Vérifier l'accessibilité du design".
Un panneau apparaîtra pour vous donner les problèmes restants sur votre document concernant la taille des typographies, les couleurs utilisées ainsi que les balises alternatives pour vos images.
Une fois vérifié, vous pouvez passer à l'export en sélectionnant le type de fichier « PDF standard ».
Attention ! Ne cochez pas la case "Aplatir le PDF". Avec cette fonctionnalité, vos balises alternatives seront supprimées.
Vérifier l’accessibilité d’un PDF
Ça y est, vous avez créé votre PDF accessible. Mais il est toujours préférable de procéder à une vérification avant de le publier.
Adobe Acrobat Pro
Adobe Acrobat Pro est un outil payant de la suite Adobe. Il dispose d’un outil « Accessibilité » qui permet de vérifier l’accessibilité d’un document PDF et de créer un rapport d’accessibilité.
Son petit plus : vous pouvez modifier l’ordre de lecture, définir des balises pour chaque élément (titre, paragraphe, artefact), ajouter des textes de remplacement pour vos images si cela n’avait pas été correctement fait lors de la conception de PDF.
PAC 2021
Le logiciel PAC 2021 tient son nom du terme anglophone « PDF Accessibility Checker ». Ce logiciel gratuit vous permet d’auditer l’accessibilité de vos PDF selon la norme PDF/UA ou selon le référentiel international d’accessibilité WCAG.
